Käyttöoikeuksien hallinta hankalaa
- Ulkopuolisilla urakoitsijoilla on monenlaisia, usein ristikkäisiä urakoita ja erilaisia sopimuksia, joilla on oma elinkaarensa. Lisäksi heillä on erilaisia käyttöoikeuksia järjestelmiimme. Urakoitsijoiden käyttöoikeuksien ja valtuuksien hallinta sekä sopimusten käsittely manuaalisesti osoittautui hyvin hankalaksi, kertoo Tiehallinnon käytönhallintaprojektista vastaava projektipäällikkö Jyrki Immonen.

Myös kesätyöntekijöiden, määräaikaisten työntekijöiden ja eläkkeelle lähtijöiden käyttöoikeuksien hallinta teettää työtä, sillä työntekijän lähdettyä talosta hänen käyttöoikeuksiaan ei saa jättää roikkumaan järjestelmiin.

Kaiken kukkuraksi Tiehallinnossa on eriasteisia käyttöoikeuksia. Sisäisten käyttäjien lisäksi viraston tiloissa työskentelee ns. sisäisiä konsultteja, joilla on sisäisiä käyttäjiä rajoitetummat käyttöoikeudet dokumenttien hallintaan ja intranetiin.

Tarvitaan käytönhallintajärjestelmä
- Tienpidon järjestelmiä ei oltu suunniteltu ulkoiseen käyttöön ja käytönhallinnan problematiikka oli meille uusi asia. Järjestelmäprojektit vietiin kyllä läpi, mutta niissä ei välttämättä mietitty varsinaista palvelua ja kokonaisuutta loppuun asti. Käyttäjähakemistot olivat erillisiä ja käyttäjätiedot olivat hajallaan eri järjestelmissä ja sidosryhmärekisterissä. Prosessimme ja käyttövaltuuksien hallinnan toimintamallimme eivät olleet kunnossa, Immonen summaa.

- Jo vuonna 2005 totesimme tarvitsevamme käytönhallintajärjestelmän. Vaikka kävimme monissa IdM-seminaareissa, emme saaneet selkoa siihen, miten asiassa pitäisi lähteä liikkeelle. Pari vuotta kului siten, että tarve ja tieto oli olemassa, mutta ote ja ratkaisumalli puuttui.

Pala kerrallaan liikkeelle
Vuoden 2005 aikana määriteltiin käytönhallinnan nyky- ja tavoitetila sekä niihin perustuva karkea etenemissuunnitelma. Keinot tavoitetilaan pääsemiseksi eivät kuitenkaan olleet riittävän selkeitä, joten eteneminen oli hidasta. Liikkeelle lähdettiin hallintaprosessien tarkistamisesta ja kuvauksista.

- Vuonna 2006 paransimme hallittavuutta synkronoimalla käyttäjähakemistot ja uusimalla ulkoisille käyttäjille tarkoitetut extranet- ja Citrix-etäkäyttöpalvelumme, mutta lopputulos jäi vielä puolinaiseksi. Vuonna 2007 totesimme, että pienet tekniset parannukset eivät riitä, vaan IdM:ään on lähdettävä täysillä mukaan, sanoo Mika Vahala, joka vetää Tiehallinnon eRakenteet-hankkeeseen kuuluvaa infrastruktuurin kehittämisen osahanketta.

Sparrausprojekti ja esiselvitys
- Valmistautuaksemme käytönhallintajärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon toteutimme ensin suorahankintana käytönhallinnan sparrausprojektin, koska halusimme asiaa tuntevan konsultin avulla selvittää mistä käytönhallinnassa tarkkaan ottaen on kyse. Halusimme myös tietää mitä liiketoimintaan, arkkitehtuuriin, toiminnallisuuteen, ylläpidettävyyteen, käytettävyyteen, rajapintoihin, suunnitteluun ja toteutukseen liittyviä vaatimuksia käytönhallintajärjestelmän tulee täyttää. Esiselvitykseen sisältyi myös alustava etenemisehdotus myöhemmin toteutettavaa varsinaista käytönhallinnan kehittämisen määrittelytyötä varten, Jyrki Immonen selittää.

Sparrausprojektin tuloksena Tiehallinto sai myös dokumenttiluettelon kaikista käytönhallintapalvelua varten tarvittavista dokumenteista sekä sanaston, jossa kuvataan käytönhallinnan käsitteet, termit ja lyhenteet. Pakettiin kuului myös markkinakatsaus käytönhallinnan tilanteesta Suomessa.

Askeleet kohti tavoitetilaa
Käytönhallinnan määrittelyprojekti kilpailutettiin keväällä 2008 ja projekti käynnistyi toukokuussa. Määrittelyt valmistuvat vuoden loppuun mennessä, ja vuonna 2009 valitaan kilpailutuksella tuote, jolla Tiehallinnon käytönhallinta toteutetaan. Myös ostopalvelu voi Immosen mukaan tulla kyseeseen.

Jos Tiehallinto löytää hyvän käytönhallintaratkaisun, sitä voidaan hyödyntää myös muissa liikenne- ja viestintäministeriön alaisissa virastoissa. Lisäksi valtion aluehallinnossa meneillään oleva rakenneuudistus saattaa myöhemmin muuttaa virastojen keskinäistä organisaatiomallia. Kun valtionhallinnon virastoja yhdistetään ja alueellistetaan, valmis ja toimiva käytönhallintaratkaisu tukisi merkittävästi uudistusten hallittua toteuttamista myös käytännön tasolla.

Haastattelu on julkaistu Panorama Identiteetissä 2008.